Trabajo realizado por:
PAULA ANDREA HENAO LONDOÑO
JESUS ANTONIO CASTAÑO ALVAREZ
PAULA ANDREA HENAO LONDOÑO
JESUS ANTONIO CASTAÑO ALVAREZ
HISTORIA:
La empresa Papelería Modelo fue creada en el año de 1980 como Distribuidora de productos de papelería , fundada por el señor LUIS ALBERTO QUINTERO quien compro una maquina impresora y empezó a elaborar los productos de papelería , expandiendo su negocio de producir los propios productos de marca propia llamada ESCRITURA, luego empezó con la fabricación y comercialización de productos de madera, con líneas metálicas, acrílicas y plásticas, actualmente cuentan con aproximadamente 400 productos que fabrican, la empresa inicio con 10 empleados y llego a tener hasta 150, funcionando así hasta el año 2008 que se convierte en UNIVERSO PAPELERO S.A.S creada en el año 2009 quedando como representante legal la señora OMAIRA RIVERA ya que la anterior PAPELERIA MODELO por inconvenientes financieros fue liquidada se vieron en la necesidad de crear otra razón social. Desafortunadamente aunque su representante legal era diferente el señor LUIS ALBERTO QUINTERO continuaba como Gerente General lo cual por la misma razón de malos manejos financieros UNIVERSO PAPELERO S.A.S se encuentra actualmente en proceso de liquidación naciendo la empresa INDUSTRIAL PAPELERO S.A.S como representante legal el señor PEDRO ALONSO QUINTERO quien es hermano del fundador de Papelería Modelo el señor LUIS ALBERTO QUINTERO, hoy en día cuentan con 20 empleados su capacidad de producción se ha reducido en gran magnitud, pero por su experiencia en el gremio y mercado continúan sacando la empresa adelante ubicados en la Calle 54 Número 54-39 en un local propio con 300mt2.
MISION:
Conformar el mejor equipo de trabajo con sentido de pertenencia, que produzca artículos de oficina, escolares y didácticos caracterizados por la excelente calidad, imagen y servicio. De esta manera lograremos ser la mejor alternativa y consolidar la permanencia en el mercado nacional y departamental.Recomendaciones para la empresa: Modificar la Visión ya que no solo producen también comercializan.
VISION:
Ser reconocidos a escala nacional e internacional para el año 2018 como la empresa productora de artículos de oficina, escolares y didácticos más innovadora en el mercado, con un excelente equipo humano y tecnología avanzada; que garantizara la satisfacción de nuestros clientes.
OBJETIVOS:
1. Lograr la completa satisfacción de nuestros clientes mediante una excelente calidad en el producto y en el servicio.
2. Procurar el mejoramiento constante de nuestro clima laboral de la empresa con proyección al futuro.
3. Alcanzar niveles de eficiencia y eficacia en el cumplimiento de la programación la producción y calidad.
Distribución demográfica de clientes- vendedores:
Contamos con un número de 400 clientes identificados a nivel nacional, los cuales se encuentran ubicados por zonas estratégicas de la siguiente manera:
Un vendedor en el eje cafetero el cual cubre toda esta zona, Tolima, Huila, Caquetá, y Putumayo.
Un vendedor en Bogotá, que cubre la zona también de Boyacá y Casanare. Un vendedor en la Costa, Montería, hasta Riohacha.
Un vendedor en los Santanderes, Barranca, Bucaramanga, Cúcuta.
Un vendedor en el Valle, Departamento del Cauca, Nariño.
Se cuenta con un inventario de 50 Proveedores.
Actualmente sus proveedores de Materias primas como: papel, cartón, metal, plástico, madera los encuentran en la ciudad de Medellín, algunos son importadores de estos productos.
Metas a Corto Plazo:
Dentro de su planeación estratégica y como punto de apoyo al cumplimiento de su visión, la empresa tiene como meta:
Crecer a un ritmo de un 10% a un 15% anual.
Optimizar los procesos obteniendo maquinaria de alta tecnología para que la mano de obra sea menor.
Políticas empresariales:
Se tienen definidas las siguientes políticas empresariales, las cuales son de estricto cumplimiento:
1. Buenas prácticas de manufactura.
2. Producir 0% de Contaminación en el flujo normal de sus procesos.
3. Excelente Calidad en los productos.
4. Excelente servicio en el personal de ventas.
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3. Excelente Calidad en los productos.
4. Excelente servicio en el personal de ventas.
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MAPA DE PROCESOS DE BLOOK DE PAPEL BOND 60GR
a. Comprar el papel en bobinas
b. Convertir a hoja de 70x100 cm.
c. Convertir de nuevo a hoja de 50x70 cm, para alimentar las impresoras.
d. Alimentar las impresoras de tintas de acuerdo a lo que lleve a imprimir ejemplo: bloc milimetrado, iris, degrade. etc.
e. Llevar a la guillotina y se convierte a tamaño carta.
f. Realizar proceso de conteo y se embolca.
g. Enlomar.
h. Llevar nuevamente a la guillotina y al refile.
i. Empacar por 10 unidades.
b. Convertir a hoja de 70x100 cm.
c. Convertir de nuevo a hoja de 50x70 cm, para alimentar las impresoras.
d. Alimentar las impresoras de tintas de acuerdo a lo que lleve a imprimir ejemplo: bloc milimetrado, iris, degrade. etc.
e. Llevar a la guillotina y se convierte a tamaño carta.
f. Realizar proceso de conteo y se embolca.
g. Enlomar.
h. Llevar nuevamente a la guillotina y al refile.
i. Empacar por 10 unidades.
MATRIZ DOFA
PLANTILLA PARA LA CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS.
Caracterización de proceso de compras.
Caracterización proceso de ventas.
Caracterizacion proceso de produccion.
Procedimiento de proceso de compras en UNIVERSO PAPELERO.
1. Documentos soportes
Para todo proceso al interior de las empresas debe quedar un documento soporte, en el cual se vean reflejadas todas las necesidades que se tiene, además para que exista una constancia de las acciones de compra.
Adicionalmente deben existir control interno sobre dichos proceso, en este caso el de compras. Los documentos soporte que hacen parte del proceso de compras en UNIVERSO PAPELERO, son los siguientes:
<!--[if !supportLists]-->1. <!--[endif]-->Notas de pedido, necesidad.
<!--[if !supportLists]-->2. <!--[endif]-->Facturas Compra.
<!--[if !supportLists]-->3. <!--[endif]-->Recibos de pago.
<!--[if !supportLists]-->4. <!--[endif]-->Factura de Gastos varios.
<!--[if !supportLists]-->5. <!--[endif]-->Órdenes de Pago.
2. Realizar el Pedido
Una vez se reciba el listado de la necesidad y se valide en el inventario o stock interno que no se cuenta con número de unidades suficientes para atender la demanda, se procede a realizar el pedido a nuestro proveedores, dependiendo de la referencia necesaria, más aun que se tienen unas bases de datos de proveedores por tipo de Producto. Igualmente se debe tener en cuenta que tipo de producto, referencia, forma de pago, tiempo de entrega, calidad, costos etc. Luego de contactar al proveedor seleccionado, damos via libre al pedido como tal. Importante tener en cuenta que los pedidos deben ser programados con anterioridad, ya que, aunque se tengan acuerdos de servicio para la entrega de los productos, no puede ser tan ajustado el tiempo, que UNIVERSO PAPELERO corra el riesgo de no contar con inventario para atender las necesidades de los clientes.
3. Autorización de orden del Pedido
Una vez el pedido cumpla con las necesidades que se tienen desde el área de inventarios, se procede a pasar a revisión por el jefe de Compras , quien a su vez hace una última revisión par ano dar lugar a equivocaciones, y que cumpla con las políticas de compra de la empresa.El pedido se puede hacer mediante dos formas: carta e impreso. En ambos casos se deben poner todos los datos necesarios para facilitar al máximo las relaciones comerciales y que no dé lugar a equivocaciones.
La información básica que debe contener es la siguiente:
Fecha.
Datos del proveedor (Nombre, NIT, Teléfono)
Cantidad requerida.
Fecha de entrega
Forma de pago.
Valor del Pago
4. El Registro de Pedidos.
El área de compras debe estar haciendo seguimiento continuo al pedido realizado, para que dar lugar a incumplimientos por parte de los proveedores o aliados estratégicos, es esta área la que luego que se autorice y registre el pedido, le haga el seguimiento.
5. Recepción de Mercancías
La recepción de la mercancía, debe ser realizada en primera instancia por el jefe de compras de UNIVERSO PAPELERO, quien debe velar porque los productos cumplan con las siguientes condiciones:
a. Que sea con el proveedor contratado.
b. Que sean las cantidades solicitadas.
c. Que sea la referencia solicitada.
d. Que tenga en la factura reflejada las condiciones de pago pactadas.
e. Que sea el valor acordado.
6. Registro y control de la mercancía.
Una vez se recibe la mercancía por parte del proveedor, y ésta pase el proceso de Verificación, se procede a ingresarla en inventarios de la empresa UNIVERSO PAPELERO.
7. Recepción de la factura
Por medio de este documento se acredita legalmente la constitución del negocio de Compra por parte de UNIVERSO PAPELERO, este documento hace las veces de documentos de compraventa entre el Proveedor y UNIVERSO PAPELERO.
8. Pago de la mercancía
Posteriormente a la recepción de la mercancía, la verificación de la misma, se emite una orden de conformidad, en al cual se ratifica las condicione del pago por parte de UNIVERSO PAPELERO, hacia el proveedor, en el cual están claras las fechas de pago y los medios (Cheque, transferencia, consignación efectivo, etc).
NOTA: Los productos que sean devueltos por los usuarios finales, serán reemplazados y adicionalmente descontados de la próxima factura del proveedor hacia UNIVERSO PAPELERO.
Actualmente la empresa UNIVERSO PAPELERO pasa por un proceso de REINGENIERIA ya que se pretende empezar de cero se están realizan modificaciones a los procesos de una manera radical para así alcanzar mejoras en todas las áreas de la empresa que tendrán como resultado mejores rendimientos en calidad, costos, servicio, rapidez llegando a la transformación de la organización.
PRODUCTOS
INDICADORES
