Trabajo realizado por: 
PAULA ANDREA HENAO LONDOÑO
JESUS ANTONIO CASTAÑO ALVAREZ

HISTORIA:

La empresa Papelería Modelo fue creada en el año de 1980 como Distribuidora de productos de papelería  , fundada por el señor LUIS ALBERTO QUINTERO quien compro una maquina impresora y empezó a elaborar los productos de papelería , expandiendo su negocio de producir los propios productos de marca propia llamada ESCRITURA, luego empezó con la fabricación y comercialización de productos de madera, con líneas metálicas, acrílicas y plásticas, actualmente cuentan con aproximadamente 400 productos que fabrican, la empresa inicio con 10 empleados y llego a tener hasta 150, funcionando así hasta el año 2008 que se convierte en UNIVERSO PAPELERO S.A.S creada en el año 2009 quedando como representante legal  la señora OMAIRA RIVERA ya que la anterior PAPELERIA MODELO por inconvenientes financieros fue liquidada se vieron en la necesidad de crear otra razón social. Desafortunadamente aunque su representante legal era diferente el señor LUIS ALBERTO QUINTERO continuaba como Gerente General lo cual por la misma razón de malos manejos financieros UNIVERSO PAPELERO S.A.S se encuentra actualmente en proceso de liquidación naciendo la empresa INDUSTRIAL PAPELERO S.A.S como representante legal el señor PEDRO ALONSO QUINTERO  quien es hermano del fundador de Papelería Modelo el señor LUIS ALBERTO QUINTERO, hoy en día cuentan con 20 empleados su capacidad de producción se ha reducido en gran magnitud, pero por su experiencia en el gremio y mercado continúan sacando la empresa adelante ubicados en la Calle 54 Número 54-39 en un local propio con 300mt^2.
MISION:

Conformar el mejor equipo de trabajo con sentido de pertenencia, que produzca artículos de oficina, escolares y didácticos caracterizados por la excelente calidad, imagen y servicio. De esta manera lograremos ser la mejor alternativa y consolidar la permanencia en el mercado nacional y departamental.Recomendaciones para la empresa: Modificar la Visión ya que no solo producen también comercializan.
VISION:

Ser reconocidos a escala nacional e internacional para el año 2018 como la empresa productora de artículos de oficina, escolares y didácticos más innovadora en el mercado, con un excelente equipo humano y tecnología avanzada; que garantizara la satisfacción de  nuestros clientes.

OBJETIVOS:

1. Lograr la completa satisfacción de nuestros clientes mediante una excelente calidad en el producto y en el servicio.
2. Procurar el mejoramiento constante de nuestro clima laboral de la empresa con proyección al futuro.
3. Alcanzar niveles de eficiencia y eficacia en el cumplimiento de la programación la producción y calidad.

Distribución demográfica de clientes- vendedores:

Contamos con un número de 400 clientes identificados a nivel nacional, los cuales se encuentran ubicados por zonas estratégicas de la siguiente manera:

Un vendedor en el eje cafetero el cual cubre toda esta zona, Tolima, Huila, Caquetá, y Putumayo.

Un vendedor en Bogotá, que cubre la zona también de Boyacá y Casanare. Un vendedor en la Costa, Montería, hasta Riohacha.

Un vendedor en los Santanderes, Barranca, Bucaramanga, Cúcuta.

Un vendedor en el Valle, Departamento del Cauca, Nariño.

Se cuenta con un inventario de 50 Proveedores.

Actualmente sus proveedores de Materias primas como: papel, cartón, metal, plástico, madera los encuentran en la ciudad de Medellín, algunos son importadores de estos productos.

Metas a Corto Plazo:

Dentro de su planeación estratégica y como punto de apoyo al cumplimiento de su visión, la empresa tiene como meta:

Crecer a un ritmo de un 10% a un 15% anual.

Optimizar los procesos obteniendo maquinaria de alta tecnología para que la mano de obra sea menor.

Políticas empresariales:

Se tienen definidas las siguientes políticas empresariales, las cuales son de estricto cumplimiento:

1. Buenas prácticas de manufactura.

2. Producir 0% de Contaminación en el flujo normal de sus procesos.
3. Excelente Calidad en los productos.
4. Excelente servicio en el personal de ventas.
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MAPA DE PROCESOS DE BLOOK DE PAPEL BOND 60GR

a. Comprar el papel en bobinas
b. Convertir a hoja de 70x100 cm.
c. Convertir de nuevo a hoja de 50x70 cm, para alimentar las impresoras.
d. Alimentar  las impresoras de tintas de acuerdo a lo que lleve a imprimir ejemplo: bloc milimetrado, iris, degrade. etc.
e. Llevar a la guillotina y se convierte a tamaño carta.
f. Realizar proceso de conteo y se embolca.
g. Enlomar.
h. Llevar nuevamente a la guillotina y al refile.
i. Empacar por 10 unidades.

MATRIZ DOFA

PLANTILLA PARA LA CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS.

Caracterización de proceso de compras.

Caracterización proceso de ventas.

Caracterizacion proceso de produccion.

Procedimiento de proceso de compras en UNIVERSO PAPELERO.

1. Documentos soportes

Para todo proceso al interior de las empresas debe quedar un documento soporte, en el cual se vean reflejadas todas las necesidades que se tiene, además para que exista una constancia de las acciones de compra.

Adicionalmente deben existir control interno sobre dichos proceso, en este caso el de compras. Los documentos soporte que hacen parte del proceso de compras en UNIVERSO PAPELERO, son los siguientes:

<!--[if !supportLists]-->1.    <!--[endif]-->Notas de pedido, necesidad.

<!--[if !supportLists]-->2.    <!--[endif]-->Facturas Compra.

<!--[if !supportLists]-->3.    <!--[endif]-->Recibos de pago.

<!--[if !supportLists]-->4.    <!--[endif]-->Factura de Gastos varios.

<!--[if !supportLists]-->5.    <!--[endif]-->Órdenes de Pago.

2. Realizar el Pedido

Una vez se reciba el listado de la necesidad y se valide en el inventario o stock interno que no se cuenta con número de unidades suficientes para atender la demanda, se procede a realizar el pedido a nuestro proveedores, dependiendo de la referencia necesaria, más aun que se tienen unas bases de datos de proveedores por tipo de Producto. Igualmente se debe tener en cuenta que tipo de producto, referencia, forma de pago, tiempo de entrega, calidad, costos etc. Luego de contactar al proveedor seleccionado, damos via libre al pedido como tal. Importante tener en cuenta que los pedidos deben ser programados con anterioridad, ya que, aunque se tengan acuerdos de servicio para la entrega de los productos, no puede ser tan ajustado el tiempo, que UNIVERSO PAPELERO corra el riesgo de no contar con inventario para atender las necesidades de los clientes.

3. Autorización de orden del Pedido

Una vez el pedido cumpla con las necesidades que se tienen desde el área de inventarios, se procede a pasar a revisión por el jefe de Compras , quien a su vez hace una última revisión par ano dar lugar a equivocaciones, y que cumpla con las políticas de compra de la empresa.El pedido se puede hacer mediante dos formas: carta e impreso. En ambos casos se deben poner todos los datos necesarios para facilitar al máximo las relaciones comerciales y que no dé lugar a equivocaciones.

La información básica que debe contener es la siguiente:

Fecha.

Datos del proveedor (Nombre, NIT, Teléfono)

Cantidad requerida.

Fecha de entrega

Forma de pago.

Valor del Pago

4. El Registro de Pedidos.

El área de compras debe estar haciendo seguimiento continuo al pedido realizado, para que dar lugar a incumplimientos por parte de los proveedores o aliados estratégicos, es esta área la que luego que se autorice y registre el pedido, le haga el seguimiento.

5. Recepción de Mercancías

La recepción de la mercancía, debe ser realizada en primera instancia por el jefe de compras de UNIVERSO PAPELERO, quien debe velar porque los productos cumplan con las siguientes condiciones:

a. Que sea con el proveedor contratado.

b. Que sean las cantidades solicitadas.

c. Que sea la referencia solicitada.

d. Que tenga en la factura reflejada las condiciones de pago pactadas.

e. Que sea el valor acordado.

Una vez revisado esto, se estampará la firma como soporte de entrega por parte del proveedor hacia la empresa UNIVERSO PAPELERO, este documento debe ser el fiel reflejo de las condiciones de calidad, cantidad, fecha entrega del producto.

6. Registro y control de la mercancía.

Una vez se recibe la mercancía por parte del proveedor, y ésta pase el proceso de Verificación, se procede a ingresarla en inventarios de la empresa UNIVERSO PAPELERO.

7. Recepción de la factura

Por medio de este documento se acredita legalmente la constitución del negocio de Compra por parte de UNIVERSO PAPELERO, este documento hace las veces de documentos de compraventa entre el Proveedor y UNIVERSO PAPELERO.

8. Pago de la mercancía

Posteriormente a la recepción de la mercancía, la verificación de la misma, se emite una orden de conformidad, en al cual se ratifica las condicione del pago por parte de UNIVERSO PAPELERO, hacia el proveedor, en el cual están claras las fechas de pago y los medios (Cheque, transferencia, consignación efectivo, etc).

NOTA: Los productos que sean devueltos por los usuarios finales, serán reemplazados y adicionalmente descontados de la próxima factura del proveedor hacia UNIVERSO PAPELERO.

Actualmente la empresa UNIVERSO PAPELERO pasa por un proceso de REINGENIERIA  ya que se pretende empezar de cero se están realizan modificaciones a los procesos de una manera radical para así alcanzar mejoras en todas las áreas de la empresa que tendrán como resultado mejores rendimientos en calidad, costos, servicio, rapidez llegando a la transformación de la organización.

PRODUCTOS

INDICADORES

Gestion Integral

La Historia del Grupo Familia

Nuestra historia se escribe al ritmo de los lanzamientos, mejoras, variaciones y sorpresas que cada una de nuestras marcas idean e implementan en su relacionamiento con los consumidores.

Detrás de cada experiencia nueva, por el uso de un nuevo producto o de un producto mejorado, existen una serie de acontecimientos liderados por el talento humano de diferentes disciplinas y saberes que deben interactuar e intervenir para que finalmente los consumidores reciban una respuesta efectiva a sus deseos o necesidades. Al mismo tiempo, la expansión de la compañía en América Latina a través de alianzas con empresas comerciales y de producción ha permitido la consolidaciónde la compañía como un Grupo Empresarial.

En 1958 fue fundada en Medellín una empresa llamada URIGO, por los señores Jhon Gómez Restrepo y Mario Uribe, dedicada a la importación de papel higiénico.

Un año más tarde, la compañía instaló una máquina que convertía grandes rollos de papel importado en rollos individuales de papel higiénico marca Waldorf.

En la década de los sesenta, la compañía se modernizó tecnológicamente y montó una completa fábrica. El papel Familia apareció en 1965, y a partir de entonces comenzó una inagotable aparición de nuevos productos: Pañuelos Faciales Scottis, Servilletas Familia, Toallas de Mano Pétalo, Toallas Higiénicas Nosotras, Pañales Desechables, Toallas de Cocina y Pañitos Humedecidos Pequeñín.

En 1986, la compañía tomó el nombre actual, Productos Familia, y se conformóen un 100% con capital colombiano. En 1990 se creó la división institucional.

Hoy, después de 54 años de continuo crecimiento, Productos Familia ha evolucionado hasta dar vida a nuevas empresas, como la sociedad de productos sanitarios Sancela, la compañía Familia del Pacífico y la empresa de reciclaje Soresa, quienes se encargan de desarrollar para el grupo labores muy especializadas y complejas.

Con la participación de la compañía sueca SCA Molnlycke y con la adquisiciónde una de las papeleras más grandes del Ecuador, Familia comprueba que su evolución seguirá siendo constante... para beneficio de todos los que trabajamos con ella.

Misión

Somos una Organización dedicada a la producción y comercialización de productos de aseo personal, el hogar y las empresas en general, que proporcionen la máxima satisfacción del consumidor.

Orientada a obtener rentabilidad de la inversión de los accionistas, desarrollo de nuestro personal, crecimiento, posicionamiento en le mercado y responsabilidad social.
Visión

Ser una Organización líder en el mercado de productos para el aseo personal, el hogar y las empresas en general tanto en Colombia como Latinoamérica.

Comprometida en el desarrollo del país, con la utilización efectiva de la tecnología y protección al medio ambiente.

Productos:

• Gestion del conocimiento

En productos Familia se lleva a cabo la Gestión del Conocimiento a través del desarrollo de cursos virtuales en la intranet, estos cursos se llevan a cabo de acuerdo a las necesidades de la Compañía, los cuales se les hace seguimiento y de acuerdo a los resultados se toman medidas para el buen desarrollo de los objetivos de la organización.

Actualmente se está llevando a cabo la gestión por competencias a través de una herramienta la cual permite identificar los conocimientos, destrezas y habilidades que tiene cada empleado dentro de la organización, con el objetivo de alinearlos con las metas y objetivos estratégicos de la organización. Esta alineación se lleva a cabo a través de capacitaciones, talleres en grupo, acompañamiento y retroalimentación, los resultados que se obtienen de estas actividades son medibles, actividades que se están monitoreando y generando medidas para el fortalecimiento de las mismas.

La gestión que está realizando recursos humanos es el de propender y fortalecer este sistema en todos los procesos de la organización con el fin de agregar más valor a la Compañía a través del fortalecimiento del capital humano.

Se Muestra a continuación el vinculo a la Intranet de la compañía denominado Faminet, destacándose como un elemento comunicacional amplio orientado a posibilitar el conocimiento de la organización entre sus trabajadores.

• Gestion del riesgo

Macro proceso de productos familia

IDENTIFICACION DE RIESGOS:

Macroproceso Gestión de Recaudo y Cartera:

Objetivo: Realizar en forma efectiva el recaudo de cada uno de los clientes de Productos Familia S.A., a través de la optimización de recursos y cumplimiento de los objetivos propuestos, con una optima administración de la cartera.

Macroproceso Transacción Comercial:

Objetivo: Establecer y construir relaciones con los clientes con el fin de alcanzar

los objetivos de ventas para cada una de las unidades de negocio, establecidos por la

Compañía.

Macroproceso Gestión Humana:

Objetivo: Realizar una efectiva selección del recurso humano de la Compañía, a
través del cumplimiento de los requisitos exigidos en cada uno de los perfiles de
cargos, como también el de suministrar una optima información del desempeño de
cada uno de los empleados para la toma de decisiones.

Calificacion y Evaluación y medidas de tratamiento de los riesgos

Calificación de la frecuencia:

Calificación del impacto:

Matriz de evaluación del riesgo:

               

  Matriz de respuesta ante los riesgos:

POLITICAS PARTICULARES – MAYOR RIESGO

El riesgo más peligroso que puede afectar el cumplimiento de la misión y los objetivos

estratégicos de Productos Familia S.A. es el del Error y/o desacierto, para

contrarrestarlo se debe definir o establecer políticas particulares que permitan

reducirlo. El riesgo básicamente se presenta en tres macroprocesos: Transacción

comercial, Gestión de recaudo y cartera y Gestión humana. A continuación se

presenta los agentes generadores, las causas, los efectos y las calificaciones dadas en

cada macroproceso, así como las medidas de tratamiento sugeridas:

Cada vez que ingrese una persona nueva a cualquier cargo se definirá un cronograma con el propósito de que esta persona reciba una capacitación en cada área con el fin de de que conozca como opera la Empresa y de que manera dentro de sus actividades a desempeñar tiene relación con los procesos de cada área.

Se realiza un revisión cada año para evaluar los perfiles de los cargos con el propósito de actualizarlos ó complementarlos según sea necesario.

Mensualmente ó quincenalmente según sea necesario se harán unos boletines informativos con la información de las actividades que se realizarán en los posteriores periodos con el fin de que todo el personal involucrado en cada proceso, esté permanentemente actualizado sobre lo que va a pasar.

Semestralmente el personal que tenga personal a cargo deberá realizar encuentros con cada empleado, con el fin de hacer una retroalimentación sobre los procesos y analizar en que se está fallando para tomar las medidas necesarias para su solución.

Se hacen capacitaciones sobre los procesos de recaudo y cartera con el fin de solucionar fallas que se estén presentando en su administración y así no afectar las actividades donde se requiera dar respuesta efectiva al cliente interno y externo.

El departamento de recaudo y cartera mensualmente hace una revisión a las carteras de los clientes con el propósito de identificar posibles errores que se estén cometiendo, los cuales conllevan a desordenes administrativos generando pérdidas económicas.

• Gestion de la Informaciòn

Investigación y Desarrollo: Buscan innovación permanente y mejoramiento continuo de la calidad de vida de sus consumidores a través de:Nuevos desarrollos en materiales, maquinaria y sistemas de información, la especialización de su equipo humano, el mejoramiento permanente de sus procesos, un análisis activo de las tendencias del sector a nivel mundial, una constante comunicación con el mercadoCompromiso con la Calidad como factor primordial para conseguir la aceptación y fidelidad de sus clientes a través de el cumplimiento de sus requisitos, proporcionándoles productos que satisfagan sus expectativas de forma oportuna, el mejoramiento continuo de sus procesos y productos, haciendo que sean amigables con el medio ambiente y la sociedad. Para esto cuentan con accionistas, proveedores y personal altamente comprometidos con sus política, aumentar la satisfacción del cliente, disminuir quejas y reclamos, mejorar el desempeño de los procesos, incrementar la participación del mercado, esto acompañado con los sigueintes sistemas de informacion: BSC (Balance Score Card),CRM, SAP/BW,NILSEN.

• Gestion del cambio

Una vez identificada la necesidad de cambio y establecidas las líneas generales sobre cuál debe ser nuestra situación después del cambio, se requiere tener la máxima información posible sobre cuál es la situación actual antes de iniciar el proceso de cambio. El llevar a cabo este diagnóstico de forma adecuada y eficaz requiere de un cierto tiempo, el cual supera, Generalmente, el diagnóstico realizado no es estructurado ni profundo, no materializándose en un documento claro y desarrollado. Además, el diagnóstico realizado incluye únicamente el factor origen del cambio, mostramos la sigueinte grafica del proceso de cambio.

• Gestion de Proyectos

En Productos Familia S.A., tenemos un claro compromiso con el óptimo desempeño de nuestros procesos como factor primordial , es por eso que para lograr un mejor desempeño y con el animo de enfatizar en el mejoramiento continuo en nuestros procesos, a continuación se establece lo siguiente, para la gestion de proyectos:

-Indentificar el objetivo

-Establecer objetivos medibles

-Identificar las tareas y el alcance del proyecto

-Elaborar un calendario y asignar tareas

-Mantenerce enfocado

-Medición y administracion

-Simplificar el proceso

-Manejar el calendario

-Realizar Juntas.

• Videos

BIBLIOGRAFIA

www.familia.com
http://faminet.familia.com.co
Adriana Ardila (Directora Administrativa de Ventas)